自分のチームでは朝会と夕会を両方実施しているので、その話を書きます。
自分のチームにおける朝会の課題
もともと自分のチームでは「朝会」のみをデイリーのmtgとして実施しており、そこで「今日やること」「やっていたこと」「困っていること」などをメンバに共有してもらっていた。
しかし正直のところ、朝会におけるこの報告時間はなんとなく形骸化した雰囲気が蔓延していて、とくに「やっていたこと」「困っていること」に関しては前日の話が抜けて、実質午前中の作業の話だけ（なぜなら前日の仕事はほとんど忘れてしまっているから）ということがほとんどだった。
これのまずいところは、実質朝会あとの5-6時間を占める大部分の作業報告が翌日の朝会で報告されず空白になってしまい、結果的にメインで業務を進めている午後の時間で発生した重大な報告事項などが抜け漏れてしまったり、場合によっては遅れてあとから「実は朝会で言い忘れてたんですが...」というようなコミュニケーションが発生したりするリスクがある。
とりわけ自分は「チーム開発はとりあえず朝会やっとけばOKよな」くらいの軽い気持ちで朝会を実施しており、そういう意味でもリスクトラッキングへの認識が激甘だった。
夕会の実施
インターネットで調べると「デイリーのmtgは朝会と夕会のどちらか一方をやる」という形態が（主観的には）多いように見られたが、朝会から夕会にしたとしてもそのmtgの目的性が変わらない限り、形を変えて朝会と同じ課題を抱えることになる。
というわけで、自分のチームでは朝会と夕方の両方をそれぞれ(15min-30min)で実施することとした。
それぞれのmtgの目的は次の通り。
| MTG | 目的 |
|---|---|
| 朝会 | ・今日やる作業の報告 ・必要に応じて作業関係者とのMTGを設定 |
| 夕会 | ・今日やった作業の報告 ・ガントチャートへ進捗データの入力 ・明日やる作業の確認 |
かつては朝会だけで実施していた内容を未来と過去の時間軸に基づき朝会と夕会に分離した。これによって進捗が最速で把握できるようになり、報告事項の忘却リスクを減らしている。
自分のチームでは夕会の時間を18:30に設定しているため、朝会の時点で確認した日当たりのタスクのデッドラインも常に18:30になる。タスクの内容や稼働開始時間にもよるが、夕会時点で作業が終わっていないことが判明すれば、その時点でそのタスクにビハインドのリスクがあるということを早い段階で明らかにできる。
進捗を日単位で把握するなら朝会で前日の進捗をチェックするだけでもいいのでは？ とも思えるが、夕会にはそれ以外の良さもあった。例えば次のようなもの。
- 1日作業して出てきたチームで共有したい事項をアツいうちにシェアできる
- 進捗確認があるので進捗データの入力漏れが防止できる
- ダラダラと作業をせず退勤するタイミングが作れる
自分は可能なかぎり夕会が終わり次第退勤するようにしている。
夕会の課題
しかし一方でまだ課題もある。
- 夕方に他のmtgが多いメンバは参加できないケースが増える
- 夕会で共有事項が充実してしまうことがある（個人的にはあんまり夕方過ぎに長いmtgしたくない）
- タスクの最小単位が1日以上になればなるほどトラッキングが意味をなさなくなる
まず最初の「夕会に参加できないメンバがいる」というのはまあまあ致命的で、結局そこで参加できないメンバが出る限り進捗のトラッキングにはリスクを抱えていることになる。人によってはmtgの優先度を上げてもらうこともできるが、必ずしもそうではないこともある。
このあたりはまだ模索中である。
